Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung und Aufbewahrungspflichten sind umfangreich geregelt worden. Wir haben versucht, das Wichtigste in Kürze zusammen zu fassen.
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Eingangsrechnungen
Eingangsrechnungen sind in dem Format aufzubewahren, in dem Sie sie erhalten. Erhalten Sie die Rechnungen in Papierform, sind sie in Papierform aufzubewahren. Selbst dann, wenn Sie sie anschließend digitalisieren. Erhalten Sie die Rechnungen elektronisch, sind sie in elektronischer Form aufzubewahren. Selbst dann, wenn Sie sie anschließend auf Papier ausdrucken. Die Daten bzw. Belege dürfen nicht veränderbar und müssen jederzeit einsehbar sein.
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Ausgangsrechnungen
In der heutigen Zeit werden Ausgangsrechnungen in der Regel mittels elektronischer Rechnungsprogramme erstellt. Diese Daten stellen sogenannte Grundaufzeichnungen dar, welche aufbewahrt werden, sowie jederzeit einsehbar und lesbar den Finanzbehörden zugänglich sein müssen. Der Ausdruck auf Papier genügt nicht.
Es sind darüber hinaus Organisationsunterlagen aufzubewahren. Dazu gehören insbesondere die Bedienungs- und Programmieranleitung.
Erstellen Sie Ihre Ausgangsrechnungen mit gängiger Schreibsoftware (z.B. WORD oder Excel), sind das Ihre Grundaufzeichnungen, die in ihrer Ursprungsform und unveränderbar (z.B. Pdf-Format) aufbewahrt werden müssen. Der Ausdruck auf Papier genügt nicht.
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Kassensysteme
Alle einzelnen, mit der Kasse gebongten Einnahmen sind in einem sogenannten Journal elektronisch aufzuzeichnen. Werden Ausgangsrechnungen direkt mit dem Kassensystem erstellt, gelten die unter 2. genannten Anforderungen entsprechend für das Journal. Die Journaldaten der Kasse dürfen nicht mit dem Tagesabschluss verdichtet und gelöscht werden.
Der Kassenabschluss / Z-Bericht (Bon) muss bestimmte Mindestanforderungen erfüllen. Dazu gehören Name und Anschrift des Unternehmens, Datum und Uhrzeit des Abrufs, fortlaufende Z-Nummer, Trennung der Barzahlungen von den Kartenzahlungen. Auch Stornobuchungen und Trainingsspeicher sind aufzubewahren.
Im Tageskassenbericht bzw. im Kassenbuch müssen sämtliche Einnahmen und Ausgaben einzeln aufgezeichnet sein. Allerdings genügen hier u.E. die Endsummen der einzelnen Geschäftsvorfälle, da sich die Details aus dem Journal ergeben.
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Vor- und Nebensysteme
Diese Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten gelten auch für alle Vor- und Nebensysteme, wie z.B. Warenwirtschafts- und Zahlungsverkehrssysteme. Auch Programme für Materialwirtschaft, Fakturierung und Zeiterfassung sowie Programme für das Scannen und Archivieren von Rechnungen müssen von Gesetz wegen den Finanzbehörden zugänglich gemacht werden.
Für Ihr Onlinebanking heißt das, die elektronischen Daten sind zu archivieren; der Ausdruck der Bankbewegungen auf Papier genügt nicht mehr.
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Verfahrensdokumentation
Einen besonders umfangreichen Raum nehmen die Vorschriften für die sogenannte „Verfahrensdokumentation“ in Anspruch. Sie muss die genaue Bezeichnung der eingesetzten Hard- und Software enthalten und den gesamten organisatorischen Prozess beschreiben. Die Dokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation. Auch die Kontrolle dieser Dokumentation muss ebenfalls dokumentiert werden.
Muster zur Verfahrensdokumentation fügen wir bei.
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Fazit:
Mit diesen Informationen können wir Sie lediglich sensibilisieren. Ein Anspruch auf Vollständigkeit besteht nicht. Eine Einzelberatung im Bedarfsfall ist zwingend.
Der Gesetzgeber hat den Finanzbehörden damit Instrumente geschaffen, immer irgendwo ein Sandkorn im Getriebe zu finden, wodurch Möglichkeiten eröffnet werden, Besteuerungsgrundlagen hinzuzuschätzen. Sie haben dann nur noch die Möglichkeit, sich in teuren und ermüdenden Rechtsmittelverfahren gegen die gröbsten Ungerechtigkeiten und Kuriositäten zu wehren.
Bitte rufen Sie uns an wenn Sie einen Beratungstermin wünschen. Wir helfen Ihnen gerne Ihre interne Organisation den neuen Erfordernissen anzupassen.
